¿Cómo puede un gerente lograr que el director acepte una nueva propuesta?
En la industria alimentaria, los gerentes a menudo se enfrentan al desafío de presentar nuevas ideas y proyectos que, a primera vista, pueden parecer riesgosos o costosos para la alta dirección.
Sin embargo, cuando se preparan de manera estratégica y se sustentan con datos y argumentos sólidos, es posible convencer incluso a los directores más reacios.
Resulta importante no solo dejar la propuesta encima del escritorio o mandarla por correo, porque NO LA VA A LEER.
La Propuesta: "La Compra de un Nuevo Equipo"
Imaginemos que la empresa enfrenta problemas de productividad y calidad en su línea de producción.
Los equipos actuales son antiguos, requieren frecuentes reparaciones y, en consecuencia, afectan la eficiencia y la seguridad del producto, incluso la del personal.
En este contexto, tú como gerente identificas la necesidad de invertir en un nuevo equipo que no solo mejore la productividad, sino que también garantice la inocuidad y calidad de los productos.
Decir: "Necesitamos uno nuevo", NO va a mover la mente del director para que abra la chequera de inmediato.
Aspectos Clave a Considerar:
Diagnóstico del Problema: Antes de presentar la propuesta, es crucial contar con un diagnóstico claro. Debes documentar las fallas recurrentes, los tiempos de inactividad y los costos de mantenimiento del equipo actual. Esto crea una base objetiva para argumentar la necesidad de cambio.
Beneficios del Nuevo Equipo: Debes resaltar los beneficios que se derivarán de la inversión: reducción de costos operativos, mayor eficiencia en la producción, mejora en la calidad del producto y, fundamentalmente, un impacto positivo en la reputación de la empresa al asegurar la inocuidad alimentaria.
Retorno de la Inversión (ROI): Debes presentar un análisis financiero que demuestre cómo la compra del nuevo equipo se amortizará en un plazo razonable, considerando la reducción de costos de mantenimiento y la mejora en la productividad.
Al presentar más detalle en la información harás que lo piense, que lo revise y que incluso defina una fecha para realizar el cambio.
Estrategias para Presentar y Sustentar el Proyecto
Una vez definido el contexto, el gerente debe enfocarse en la forma de presentar la propuesta para maximizar las posibilidades de aceptación:
Prepara una Presentación Estructurada: El documento o presentación debe incluir una introducción clara, el diagnóstico del problema, los objetivos del proyecto, el análisis financiero (incluyendo el ROI), y los beneficios tanto a corto como a largo plazo. Utilizar gráficos, tablas y casos comparativos ayudará a visualizar mejor la propuesta.
Justifica la Necesidad del Cambio: Es vital explicar por qué las condiciones actuales ya no son sostenibles. Esto se puede hacer citando indicadores de rendimiento, tiempos de inactividad o ejemplos de incidentes que hayan afectado la calidad del producto. Además, se debe alinear la propuesta con los objetivos estratégicos y de calidad e inocuidad de la empresa.
Prepárate para Preguntas Difíciles: Anticipar posibles objeciones del director, como preocupaciones sobre el costo o el riesgo del cambio, y tienes que tener respuestas fundamentadas. Esto muestra que has considerado todas las variables y estás preparado para gestionar el cambio.
Utiliza Evidencia y Datos Concretos: Apoyar la propuesta con estudios de mercado, benchmarking (comparación con competidores o estándares de la industria) y datos internos, lo que fortalecerá tu argumentación.
Ejemplo Práctico: La Capacitación para el Gerente y su Presentación
Además de inversiones en infraestructura, otra propuesta crítica que a veces encuentra resistencia es la capacitación.
Supongamos que necesitas aprobar un programa de formación avanzado en gestión de calidad e inocuidad para mejorar sus habilidades y, a la vez, transmitir estos conocimientos a su equipo.
Cómo Plantear la Aprobación de la Capacitación:
Establecer la Relevancia y Urgencia: Debes explicar que el entorno de la industria alimentaria exige estar constantemente actualizado en normativas, tecnologías y mejores prácticas. La capacitación en inocuidad es obligatoria por la normativa, pero además mejorará la gestión interna, además también tiene un impacto positivo en la calidad del producto y es parte del desarrollo de la cultura de inocuidad.
Conectar la Capacitación con Resultados Medibles: Es importante que muestres cómo la formación permitirá optimizar procesos, reducir errores y mejorar la comunicación interna en temas de inocuidad. Por ejemplo, se puede proyectar una reducción en el índice de no conformidades o en los tiempos de respuesta ante incidencias.
Presentar un Plan de Capacitación Detallado: Incluye el temario del curso, la duración, el costo y, lo más relevante, el plan para implementar los aprendizajes en la empresa. Esto puede incluir la realización de talleres internos, elaboración de manuales o sesiones de capacitación.
Asegurar un Compromiso de Seguimiento: Propón la realización de evaluaciones post-capacitación para medir el impacto del entrenamiento en el desempeño del gerente y en la mejora de los procesos. Esto puede incluir indicadores de desempeño o encuestas de satisfacción interna.
Ejemplo de Presentación
Organiza una reunión con el director y presenta un documento que incluya:
Diagnóstico: Problemas actuales en el proceso de producción y necesidades de actualización en gestión de calidad.
Propuesta de Capacitación: Detalle del programa, costos y proveedores de la formación.
Beneficios Esperados: Mejora en la eficiencia operativa, reducción de errores y fortalecimiento de la cultura de inocuidad.
Plan de Implementación: Estrategia para difundir los aprendizajes en el equipo y seguimiento de resultados.
Para que logres que el director acepte una nueva propuesta, es fundamental preparar una presentación estructurada, sustentada en datos objetivos y alineada con los objetivos estratégicos de la empresa.
Ya sea para la compra de un nuevo equipo o la aprobación de una capacitación, el enfoque debe estar en demostrar el valor agregado y el impacto positivo del cambio propuesto.
Una propuesta bien fundamentada y presentada, que incluya análisis financiero, justificación de la necesidad del cambio y un plan de seguimiento, facilitará la toma de decisiones y aumentará la probabilidad de aceptación por parte del director, incluso si inicialmente se muestra reticente.
Este enfoque no solo mejora la comunicación entre gerente y director, sino que también refuerza la cultura de innovación y mejora continua en la organización, aspectos esenciales para el crecimiento y la competitividad en la industria alimentaria.
Y si necesitas ayuda con tu capacitación, recuerda que desde el 2001 ayudamos a los profesionales de la inocuidad
