Errores de comunicación que afectan la inocuidad

Casos prácticos y soluciones para supervisores y gerentes

Una línea puede estar impecable, los registros completos y el sistema HACCP validado… pero si la información no fluye correctamente entre los equipos, la inocuidad se pone en riesgo.

En la industria alimentaria, la comunicación interna es tan importante como el control de procesos.

Los errores en la transmisión de instrucciones, reportes o acciones pueden derivar en desviaciones, contaminación cruzada o incluso en un retiro de producto.

En este artículo te dejamos los errores más comunes de comunicación que hemos visto y comprometen la inocuidad, junto con soluciones reales para supervisores y gerentes.

1. Mensajes informales o no documentados

Caso:

Un operador informa verbalmente a su supervisor que un lote tuvo una desviación de temperatura. El supervisor confía en su memoria… pero no lo registra.

Días después, ese lote sale al mercado sin que se haya evaluado el riesgo.

Por qué ocurre:

• Falta de protocolos formales de comunicación.

• Cultura de “solo avísame” sin evidencia escrita.

Solución:

Establecer canales oficiales de reporte (formularios, bitácoras digitales o checklists) la mayoría de los registros que tenemos en la planta tienen una parte de observaciones.

Reforzar la regla: “si no está documentado, no existe”.

Usar tableros visuales o apps internas para reportar desviaciones en tiempo real.

2. No comunicar los cambios en procesos o productos

Caso:

El área de producción cambia el proveedor de productos de limpieza sin avisar al departamento de calidad tres días antes de la auditoría de certificación.

Al momento de la auditoría se encuentran productos químicos en el almacén sin hojas de seguridad, fichas técnicas y los procedimientos no coinciden con esos productos nuevos. Les dejan una No conformidad Mayor

Por qué ocurre:

• Falta de coordinación entre compras, producción y calidad.

• Ausencia de un procedimiento formal de gestión de cambios.

Solución:

Implementar un procedimiento documentado de control de cambios que obligue a informar y evaluar cualquier modificación de:

• Materias primas

• Proveedores

• Equipos

• Parámetros de proceso

• Formar un comité interdepartamental que evalúe cada cambio antes de aplicarlo.

3. Comunicación deficiente durante auditorías o inspecciones

Caso:

El auditor pregunta a un operador sobre su control de alérgenos.

El operador contesta: “Eso lo ve calidad, yo no sé”.

Por qué ocurre:

• Falta de capacitación en roles y responsabilidades.

• Comunicación jerárquica rígida (solo “los de calidad” hablan con auditores).

Solución:

Capacitar al personal operativo sobre su rol en el sistema de inocuidad.

Simular entrevistas de auditoría para reforzar confianza y coherencia en las respuestas.

Promover una cultura donde todos comprendan que la inocuidad es tarea de todos.

Imagina si esta respuesta se da cuando se hable de un PCC o un control específico de tu proceso

4. Falta de retroalimentación tras las auditorías o incidentes

Caso:

Después de una auditoría, el área de calidad recibe no conformidades… pero el resto del personal no se entera.

El mismo error se repite meses después.

Por qué ocurre:

• Información se queda en niveles directivos.

• Falta de reuniones efectivas de cierre y aprendizaje.

Solución:

Establecer reuniones post-auditoría o post-incidente para compartir aprendizajes con todo el equipo.

Usar gráficos simples (semáforos o dashboards) que muestren resultados y acciones correctivas.

Transformar cada hallazgo en una oportunidad de mejora compartida.

Este caso es muy común, cuando hay una no conformidad de un área específica, antes de que se vaya el auditor, ya se reunió a los responsables y se les empieza a regañar.

Pero si las cosas salen bien, tardan mucho en dar una información al resto de la planta.

5. Exceso de tecnicismos o mensajes poco claros

Caso:

Un supervisor envía un correo sobre un “ajuste en parámetros críticos del PCC2”, pero los operadores no entienden de qué se trata.

Por qué ocurre:

• Comunicación poco adaptada al nivel técnico del receptor.

• Mensajes largos, ambiguos o mal redactados.

• Falta de conocimiento de lo que significa PCC

Solución:

Utilizar lenguaje claro, visual y práctico.

Complementar la comunicación escrita con demostraciones o carteles visuales.

Aplicar la regla de oro: “menos palabras, más claridad”.

Un correo o un mensaje de WhatsApp no siempre son suficientes

Recomendaciones para supervisores y gerentes

1. Comunica con propósito: Cada mensaje debe tener un objetivo concreto (informar, instruir o prevenir).

2. Haz seguimiento: Asegura que el mensaje fue comprendido esta es la clave y aplicado.

3. Promueve canales bidireccionales: No solo hables, escucha a tu equipo.

4. Reconoce el buen reporte: Refuerza la cultura de comunicación efectiva con reconocimiento.

5. Integra la comunicación en tu sistema de inocuidad: Incluye procedimientos, formatos y auditorías internas. Recuerda que en algunos sistemas como ISO 22000 es obligatoria una comunicación y evaluación de la comunicación.

La inocuidad no solo depende de equipos, análisis o normas; depende, sobre todo, de cómo se comunican las personas que los aplican.

Un mensaje perdido o mal entendido puede causar un incidente, pero una comunicación clara y constante puede prevenirlo antes de que ocurra.

En la industria de alimentos, la comunicación efectiva es el ingrediente más importante para garantizar la seguridad.

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